ChatBot "Robby" für die Beratung zu erneuerbaren Energien in Deutschland

Wir haben den "Helpbot" Robby als internen Fachbot für Energie-Handwerksbetriebe gebaut. Er kennt sich bestens damit aus, wie man erneuerbare Energien möglichst gut nutzt.

Robby kann dein digitaler Experte für PV, Speicher, Wallbox & Wärmepumpe sein.

Er ist mit einigen offiziellen Webseiten und PDF´s "gefüttert" / trainiert - und hat zu Testzwecken noch nicht alles in der Wissensdatenbank, was es zum Thema gibt.

Der Stand der verwendeten Daten ist vom 04.Dezember 25.

Die zugrundeliegende Wissensdatenbank

Je mehr Infos in der Datenbank eines Bots sind, deso kompetenter wird er.

Man kann ihn mit verschiedenen Dateiformaten "füttern": PDF, DOCX, DOC, PPTX, PPT, TXT, Webseiten (werden zu PDF´s gescannt) und Youtube-Videos.

In diesem Fall sind es ca 20 PDF´s und 15 Webseiten, die Robby als Grundlage hat. Faszinierend ist, wie kompetent er damit Auskunft geben kann.

Mir als Mensch wäre es mit meinem bescheidenen Erinnerungsvermögen nicht möglich genau die Stelle eines Videos oder PDF´s in wenigen Sekunden zu finden, wo die gewünschte Info zu finden ist. Auch das Kombinationsvermögen und die mögliche Weiterverarbeitung der zur Verfügung gestellten Infos ist erstaunlich.

Besser geht immer!

Das "Herz" des Bots ist der "Promt" - eine Sammlung von Anweisungen, wie er sich verhalten soll. Hier gibt immer wieder Verbesserungs- & Erweiterungsmöglichkeiten - mit entsprechendem Aufwand.

So lassen sich z.B. automatisierte Aktualisierungen einbauen so dass die Daten und Infos ohne menschliches Zutun stets dem neuesten Stand entsprechen.

Tipps für den Chat:

Frage ihn einfach so, wie es dir gerade einfällt....in deiner Sprache (deutsch/ engl./ franz./ spanisch/...) "Robby" wird dich schon verstehen und dir in deiner Sprache antworten!

Appropo "verstehen"... nutze gerne die Spracheingabe über das Mikrofon-Icon. Robby antwortet auch per Sprachausgabe, wenn dies gewünscht ist. Hierfür auf das kleine Lautsprecher-Icon klicken (unten rechts an der Antwort). Hier ist noch ein wenig Geduld gefragt. Die Sprach-Generierung kann ca 30 Sekunden dauern...

Gerne im Chat Wünsche äußern, wie

• welche Energieform ist für mein Haus ideal?
• wie erhalte ich die maximal mögliche Förderung?
• wenn du die Antwort in einer anderen Sprache benötigst, dann sage dem Bot: "gebe mir die Antwort auf Englisch/ Französisch/ Spanisch/..."

Besonderheiten

Quell-Dokumente werden mit gemarkertem Dokument angezeigt und das die Quellverweise in der Antwort direkt auf die Stelle im Dokument verlinkt sind, wo die Info zu finden ist. Somit ist die Aussage des Bots sofort überprüfbar und Zitate sind in Sekunden gefunden!

Super ist die OCR-Texterkennung, so das auch Informationen aus Grafiken und Bild-Scans ausgewertet werden.

Sehr besonders ist auch die Einbindung von Videos - und die Empfehlung des Bots von konkreten Stellen im Video, wo die gewünschte Info zu finden ist!

Nutzen und Mehrwert eines reichhaltig befüllten Chatbots

Ein Chatbot, der mit umfangreichem Wissen und Dokumenten gefüttert wurde, bietet zahlreiche Vorteile und Mehrwerte – insbesondere für Teams oder Unternehmen, die regelmäßig mit komplexen oder großen Dokumentenmengen arbeiten. Nachfolgend findest du eine vollständige Übersicht der wichtigsten Nutzenpunkte:

1. Massive Zeitersparnis

Automatisierte Analyse und Zusammenfassung selbst sehr langer oder technischer Dokumente in Sekunden statt Stunden.

Sofortige Antworten auf gezielte Fragen zu Inhalten, ohne dass das gesamte Dokument gelesen werden muss.

Beschleunigung des Schreibprozesses um ein Vielfaches, z.B. durch automatische Berichtserstellung oder Textgenerierung auf Basis der hochgeladenen Dokumente.

2. Präzise und nachvollziehbare Antworten

Antworten werden mit exakten Quellenangaben und Hervorhebungen im Originaldokument geliefert, was die Nachvollziehbarkeit und das Vertrauen in die Ergebnisse erhöht.

Ermöglicht das schnelle Auffinden und Zitieren relevanter Passagen, was besonders in Wissenschaft, Recht und Technik wertvoll ist.

3. Verarbeitung großer Datenmengen

Unterstützung unbegrenzter Dateigrößen und -mengen, ideal für Organisationen mit umfangreichen Archivbeständen oder vielen Fachunterlagen.

Gleichzeitige Analyse und Vergleich mehrerer Dokumente möglich, z.B. für Recherchen, Audits oder Due-Diligence-Prüfungen.

4. Interaktive und individuelle Nutzererfahrung

Chatbot-Interaktion in natürlicher Sprache: Nutzer können beliebige Fragen stellen und erhalten sofort verständliche, kontextbezogene Antworten.

Personalisierung der Antworten und Anpassung an spezifische Anforderungen oder Fachgebiete.

5. Kollaborative Teamfunktionen

Rollenbasierte Zugriffssteuerung: Unterschiedliche Teammitglieder können gezielt Zugriff auf bestimmte Dokumente erhalten.

Gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Dokumenten im Team, inklusive zentraler Verwaltung und Rechtevergabe.

6. Sicherheit und Datenschutz

Dokumente werden sicher in verschlüsselten Cloud-Umgebungen gespeichert, Zugriffskontrolle auf Team- und Abteilungsebene.

Keine Verwendung der hochgeladenen Daten zum Training anderer KI-Modelle – wichtig für sensible oder vertrauliche Informationen.

7. Vielseitige Einsatzmöglichkeiten

Einsatz als interaktiver Chatbot auf der eigenen Webseite, um Kunden oder Mitarbeitern schnellen Zugang zu spezifischen Informationen aus Dokumenten zu bieten (z.B. FAQs, Richtlinien, Produktdatenblätter).

Automatische Erstellung von Berichten, Schriftsätzen, Analysen und Zusammenfassungen für verschiedenste Branchen und Anwendungsfälle.

8. Unterstützung für verschiedene Dateitypen und OCR

Verarbeitung von PDFs, Textdateien, Bildern und gescannten Dokumenten durch integrierte Bilderkennung (OCR).

9. Skalierbarkeit und Flexibilität

Flexible Preis- und Nutzungskonzepte für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen.

Leicht in bestehende Workflows und Webseiten integrierbar.

Zeitersparnis im Vergleich:

Die Zeitersparnis kann je nach Dokumentenlänge und Komplexität enorm sein: Aufgaben, die früher mehrere Stunden oder gar Tage dauerten (z.B. Durchsicht und Zusammenfassung von Normen, Richtlinien oder Verträgen), werden auf Minuten oder Sekunden reduziert.

Fazit:

Ein mit Wissen und Dokumenten reichlich gefütterter Chatbot dieser Art ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Informationen schneller, präziser und sicherer zu nutzen. Er steigert die Produktivität, reduziert Fehlerquellen, sorgt für Transparenz und bringt Teams sowie Einzelpersonen einen klaren Wettbewerbsvorteil – insbesondere in wissensintensiven Branchen wie Recht, Forschung, Technik oder Verwaltung.

Vorteile eines ChatBots wie "Robby"...

Man kann eine Wissensdatenbank durch Hochladen der Dateien / Videos erstellen und mit der Unterstützung von KI (Künstlicher Intelligenz) gezielte Fragen stellen, oder sogar Aufgaben stellen:

• analysiere den Vertrag
• zeige mir die gesuchte Info in: PDF/ Youtube-Video/ Powerpoint/ Word-Dok/ Exceltabelle
• erstelle mir einen Report
• stelle mir die Facts der URL / Webseite zusammen
• erstelle mir eine "Timeline".
• vergleiche die Dokumente und zeige mir die Unterschiede/ das was gleich ist.
• analysiere mir die Tabelle auf...
• werte das Diagramm für mich aus
• liste mir die Themen auf
• erstelle mir eine Checkliste wer was für Aufgaben hat
• liste mir die Events auf

Einfache Einbettung in jede Webseite durch IFrame-Code.

• Erhalte Anworten, denen man vertrauen kann
• Die möglichen Quellen für die Wissens-Basis sind neben PDF, DOCX, DOC, PPTX, PPT, TXT und Webseiten auch Youtube Videos.
• Hier können unbegrenzt viele Dateiuploads gemacht werden und die Dateigröße ist nicht begrenzt. So ist das Anlegen einer sehr großen Wissensdatenbank möglich.
• Durch integrierter OCR-Bild-& Texterkennung werden auch Texte aus Bildern und Scans erkannt und analysiert und durchsucht.
• Semantic Search statt nur Keyword-Matching. So wird der Kontext von Anfragen verstanden und es werden relevantere Ergebnisse geliefert.
• Der Anbieter nutzt neueste Machine-Learning-Algorithmen und neuronale Netzwerke, die kontinuierlich aus den zur Verfügung gestellten Daten lernen und so präzisere, schnellere und intelligentere Analysen ermöglichen. Das führt zu einer besseren Erkennung komplexer Zusammenhänge in Dokumenten.
• Die Quell-Dokumente werden neben den Antworten angezeigt und mit einem gelben Marker markiert wird genau die Stelle angezeigt, wo es die gewünschte Info zu finden gibt, bzw. worauf sich die Aussage des Bots bezieht. So lässt sich sehr gut nachvollziehen wie der Bot darauf kommt.
• Stell dem Bot deine Fragen über die Youtube-Videos, die deren URL´s du hochgeladen hast und du bekommst Antworten mit einem Link zu der exakten Stelle im Video. Perfekt für das Extrahieren von Kernaussagen und Zusammenfassungen von langen Videos
• Wünsche an den Bot: Die AI (Künstliche Intelligenz) liefert dir was du benötigst: Eine kürzere Zusammenfassung? Eine Tabelle? Eine Umschreibung? Frage so lange, bis du hast, was du benötigst.
• Mehrere Dateien können miteinander verglichen werden, um Unterschiede oder Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten
• Du kannst gezielt nach Begriffen, Abschnitten oder Konzepten suchen und Humata extrahiert die relevanten Informationen automatisch, auch aus sehr langen oder komplexen Dokumenten. Das spart viel Zeit im Vergleich zur manuellen Suche.

Datenschutz!

• Bietet rollenbasierte Zugriffssteuerung und eine sichere, verschlüsselte Cloud-Umgebung, in der du Dokumente mit deinem Team teilen und gemeinsam bearbeitn kannst.
• Verwendet AES-256-Bit-Verschlüsselung für Daten „at rest“ (gespeichert) und TLS 1.3 für Daten „in transit“ (Übertragung).
• Alle Dateien sind sofort nach Upload verschlüsselt und nur für autorisierte Nutzer zugänglich.
• SOC 2 Type II zertifiziert (regelmäßige, unabhängige Sicherheitsprüfungen).
• Datenschutzprogramm nach „Privacy by Design“-Prinzipien.

Volle Kontrolle über die Daten:

• Sofortige und dauerhafte Löschung ist jederzeit möglich.
• Keine Nutzung der Daten zum Training der KI-Modelle – die Daten bleiben privat und werden nicht weiterverwendet.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Nutzerrechte können fein abgestuft vergeben werden (z.B. Lesen, Bearbeiten, Löschen).
• Single Sign-On (SSO) via SAML 2.0/OAuth:
• Integration mit Unternehmens-Identitätsmanagement (z.B. Okta, Google), inkl. Multi-Faktor-Authentifizierung.
• Least Privilege-Prinzip: Techniker erhalten nur temporär und minimalen Zugriff, wenn nötig.

Daten-Sicherheit.

• Regelmäßige, unabhängige Sicherheits-Audits und Penetrationstests durch Dritte.
• Transparente Kommunikation über Sicherheitspraktiken und Compliance.



Fazit:

Ein Chatbot dieser Art ist speziell für den sicheren Umgang mit vertraulichen und sensiblen Dokumenten ausgelegt und erfüllt höchste Compliance- und Sicherheitsstandards. Unsere Europäische Alternative bietet auch grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, erreicht jedoch nicht die Tiefe und Transparenz dieses Anbieters, insbesondere bei Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Compliance und Teamfunktionen.

Zusammenfassung rechtliche Sicherheit und Einhaltung der DSGVO

DSGVO (europäische Datenschutz Grundverordnung) -Konformität bedeutet, dass hier strenge Vorgaben zur Verarbeitung, Speicherung und Löschung personenbezogener Daten eingehalten werden. Unternehmen müssen nachweisen, dass sie Daten rechtmäßig, transparent und zweckgebunden verarbeiten, was das Risiko von Datenschutzverletzungen und Bußgeldern reduziert.

Die Speicherung der Daten in europäischen Rechenzentren garantiert, dass die Daten nicht in Länder mit geringeren Datenschutzstandards übertragen werden. Das ist besonders für Unternehmen in der EU wichtig, um die Einhaltung nationaler und europäischer Datenschutzgesetze sicherzustellen.

Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Die DSGVO verpflichtet Anbieter, „angemessene technische und organisatorische Maßnahmen“ zu treffen, z.B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

Europäische Cloud-Anbieter, wie sie hier genutzt werden, unterliegen regelmäßigen Audits und bieten erweiterte Kontrollmöglichkeiten über Zugriffsrechte, Datenlöschung und Datenportabilität.

Datenhoheit und Transparenz

Durch Speicherung in Europa behalten Nutzer die volle Kontrolle über ihre Daten. Sie können jederzeit die Löschung oder Herausgabe verlangen und wissen, wo und wie ihre Daten verarbeitet werden.

Die DSGVO verlangt, dass Unternehmen offenlegen, wie Daten verarbeitet werden, und gibt Nutzern das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung – das stärkt das Vertrauen und die Kontrolle über sensible Informationen.

Minimierung von Risiken und Haftung

Die DSGVO schreibt vor, dass nur die unbedingt notwendigen Daten verarbeitet werden („Datenminimierung“) und dass Daten nicht länger als nötig gespeichert werden („Speicherbegrenzung“). Das reduziert das Risiko von Datenlecks und minimiert potenzielle Schäden bei Sicherheitsvorfällen.

Die Einhaltung dieser Vorgaben schützt Unternehmen, die solche Chatbots einsetzen, vor hohen Strafen und Imageschäden, wie sie bei Verstößen gegen Datenschutzgesetze drohen.